Bérszámfejtést illető változások a gyakorlatban vagy, ahol a naprakész tudás a precizitás egyik kulcsa!

Nélkülözhetetlen, precizitást, pontosságot és magas fokú szakértelmet igényel – még sincs a legkedveltebb HR feladatok között. Vajon miért lehet ez? A bérszámfejtés egy olyan kritikus háttértámogató folyamat a vállalatoknál, ami nem tűr hibát, ahol egy eltévesztett sor, egy későn továbbított dokumentum, egy tévesen értelmezett szabályzat vagy a naprakész tudás hiánya rövidesen a munkavállalók fizetéspapírján jelentkezik, nagybetűs tévedésként és azonnali elégedetlenséget eredményez. Ez kiemelten az a szakterület, ahol a folyamatosan változó jogszabályok és munkajogi előírások követése elengedhetetlen a munkavállalói elégedettség elérésének érdekében, hiszen valljuk be, semmi más nem eredményez olyan negatív hatást, mint mikor nem azt a juttatást kapjuk, amiért megdolgoztunk. A Pannonjobnál több mint 30 bérszámfejtő kollégánk munkálkodik nap, mint nap annak érdekében, hogy partnereinknél minden egyes munkavállaló időben és pontosan megkapja a juttatásait illetve, hogy bármilyen kérdés esetén azonnal ügyfeleink segítségére tudjunk lenni. Kolleganőnket, Molnár Veronikát kérdeztük, hogy milyen tapasztalatai vannak az idei év bérügyvitelt illető jogszabályváltozásai kapcsán, ide értve a béren kívüli juttatások bevallási és megfizetési kötelezettségeivel kapcsolatos módosításokat vagy az ONYA alkalmazás használatának előnyeit.

Mely bérszámfejtést érintő intézkedések hozták a legnagyobb változást az idei év elején?

Nem egyszerű megválaszolni ezt a kérdést, hiszen az összes idei évi változás a szakterületemen jelentős hatást gyakorol az ügyintézési folyamatokra. Azonban, ha egyet kellene kiemelni, akkor a  béren kívüli juttatások és az egyes meghatározott juttatások közterheinek bevallási és megfizetési kötelezettségének teljesítésében történt módosítást választanám. Ez a változás teljesen eltér az eddig megszokott gyakorlattól, hiszen 2024.01.01-től a juttatások adókötelezettségét főszabály szerint negyedévente kell teljesíteni. 2023.12.31-ig hatályban lévő jogszabályok szerint havonta kellett a juttatások után fizetendő közterheket megállapítani, illetve megfizetni.

Természetesen a rendelkezés szerint vannak kivételt képező esetek, amikor el kell térni az imént említett főszabály alkalmazásától. A rekreációs kereten felül kifizetett SZÉP kártya juttatások, illetve a kilépő dolgozók esetében továbbra is havonta keletkezik a munkáltatónak kifizetői SZJA, illetve SZOCHO bevallási- és fizetési kötelezettsége. Ebben a kérdéskörben, illetve a helyes eljárásrendben jelenleg is vannak megválaszolatlan kérdések, így az illetékes hatóságokkal folyamatos az egyeztetés.

Egy másik módosítás, a „Foglalkoztatási igazolás” elnevezésű kilépési dokumentum bevezetése. Az adminisztrációs terheket sajnos ezen dokumentum bevezetésével nem könnyítették. Kiváltja ugyan a „Munkáltatói igazolás jogviszony megszűnésekor”, illetve az „Igazolólap az álláskeresési járadék és az álláskeresési segély megállapításához”, elnevezésű nyomtatványokat, de az összes többi kilépési dokumentáció továbbra is érvényben maradt (bár azok adattartalmát lényegében a Foglalkoztatási igazolás is tartalmazza).

Új dokumentumként ki kell adni a munkavállaló részére a „Nyilatkozat a 30 napot meghaladó mértékű fizetés nélküli szabadságról” elnevezésű dokumentumot is.

Milyen témában tették fel a legtöbb kérdést a változások bevezetését követően az ügyviteli szakemberek felé a munkavállalók/HR területen dolgozók?

Az előzőekben említett béren kívüli juttatások bevallási kötelezettségének teljesítése kapcsán témában nagy a bizonytalanság a munkáltatók oldaláról is, így ezen témakörben számos kérdést kapunk.

Továbbá az adóelőleg kedvezmények érvényesítése kapcsán a nyilatkozatok kitöltése továbbra is „slágertéma” mind a munkáltató, mind a munkavállaló oldaláról.

Ezen okból kifolyólag a Pannonjobnál a tavalyi évhez hasonlóan az idén is megadtuk a lehetőséget partnereink dolgozói számára, hogy egy ingyenesen hívható telefonvonalon keresztül tehessék fel kérdéseiket a nyilatkozat kitöltésével kapcsolatban. Ez azért is bizonyult hasznosnak, mert így jelentősen közvetlenebb a kapcsolattartás az outsourcing partnereink munkavállalóival, és kölcsönzött munkavállalóinkkal is, és személyre szabottan tudunk iránymutatást adni a nyilatkozatok helyes kitöltésével kapcsolatban, mely összességében növeli a munkavállalói elégedettséget is.

Melyek a leggyakrabban előforduló hibák a munkavállalók által leadott adóelőleg nyilatkozatokon? Mit tanácsolnál a HR-es kollégáknak, hogy mire hívják fel a munkavállalók figyelmét a kitöltés során?

Leggyakoribb hiba a tapasztalatom szerint a családi adókedvezmények kitöltése során fordul elő. Például amikor súlyosan beteg/fogyatékos gyermekre tekintettel igényli a dolgozó az adókedvezményt, sok esetben nem jelöli forintálisan az adóelőleg kedvezmény pontos összegét. A nem beteg gyermek után igényelt adóelőleg-kedvezmény esetén a nyilatkozatot kitöltő választhat, hogy az adókedvezmény összegét, vagy a kedvezményezett eltartottak számát jelöli. Beteg gyermek után igényelt kedvezmény kitöltése esetén ezen választási lehetőség - a NAV előírása alapján – nem megengedett.

Továbbra is félreértésre ad okot a nyilatkozat azon pontja, amikor arról nyilatkozik a dolgozó, hogy egyedül vagy közösen kívánja igénybe venni a kedvezményt. Folyamatosan felhívjuk a kapcsolattartók figyelmét, hogy tájékoztassák a munkavállalót, hogy ebben az esetben a jogosultságot kell figyelembe venni, nem pedig azt a tényt, hogy összegszerűen ki veszi igénybe a kedvezményt.

Meglátásod szerint mennyire elterjedt az on-line formában (ONYA alkalmazáson keresztül) tett adóelőleg nyilatkozat? Miben segíti/segíti-e a munkáltatók életét ez a lehetőség?

Azt gondolom, illetve az idei tapasztalat is azt mutatja, hogy az ONYA alkalmazás használata egyre elterjedtebb a nyilatkozatot kitöltők körében.

A nyilatkozat központosított, digitális kitöltésének lehetősége a dolgozók számára is egy egyszerűbb és gyorsabb ügyintézést kínál. Nem beszélve arról, hogy a hibázási faktorok száma is jelentősen csökken, hiszen az alkalmazás rendelkezik egy ellenőrzési funkcióval. Ezáltal a kötelező mezők kitöltésére illetve az esetleges ellentmondások javításának szükségességére figyelmeztet a program megspórolva a javítással járó felesleges köröket mindenki számára.

Tudja-e segíteni – és ha igen hogyan – a munkáltató a munkavállalók tájékoztatását e lehetőségről?

Igen, mindenképpen, sőt szükségesnek érzem. A munkáltatóknak úgy vélem ma már számos lehetőségük van eljuttatatni munkavállalóik részére az általuk fontosnak tartott üzeneteket. Sok helyen használják már vállalati szinten a  social media felületeket, vagy  belső információs hálózaton keresztül is könnyedén tudják informálni dolgozóikat. Az bizonyos, hogy közösségi terek mindenhol vannak, ahol akár egy népszerűsítő plakát kihelyezésével egyszerűen tájékoztatni tudják alkalmazottaikat.

Ezen törekvésekben a Pannonjob is évről évre támogatja bérszámfejtési partnereit.

Költséghatékonyság, fenntarthatóság és a folyamatok egyszerűsítése szempontjából is nagy hangsúlyt kap a vállalatok többségénél az adminisztratív terheik csökkentése. Az idei évi változások között volt-e olyan módosítás, ami támogatta az ilyen jellegű törekvéseket?

Az idei évi változások következtében azt érzékelem, hogy nem csak a versenyszféra szereplői, hanem a jogalkotók is felismerték ennek jelentőségét, legalábbis a jogszabály módosítások többsége erre enged következtetni. Ilyen volt például a kilépési dokumentumok megreformálása, illetve a béren kívüli juttatások és egyes meghatározott juttatások utáni bevallási kötelezettség változtatása.

Habár a fenti törekvések igényelnek még némi pontosítást, annak érdekében, hogy az adminisztratív terhek a gyakorlatban is jelentősen csökkenjenek, az irányt mindenképen támogatom.

Mely területen, milyen témában tudnál elképzelni további adminisztráció csökkentő egyszerűsítéseket a bérügyvitel területén?

Én abban látnám az adminisztrációs könnyebbséget, ha az ügyfélkapun történő ügyintézést minél jobban elősegítenék a munkavállalók számára. Hatékony eljárásnak tartanám, ha azon dolgozóknak, akik rendelkeznek ügyfélkapus eléréssel, a munkáltató azon keresztül küldhesse például a kilépési dokumentációt, vagy az M30-as igazolást.

Itt mindenképpen megemlíteném, hogy a jelenleg kézzel vezetendő dokumentumok (pl. TB kiskönyv, segélyezési egyéni lap) róják a legnagyobb adminisztrációs terhet a munkáltatókra.

Ezekre a dokumentumokra a jelenlegi eljárásrend szerint a bérszámfejtési adatbázis bizonyos adatait kézzel kell átmásolni, holott tartalmuk teljesen megegyező a bérprogram által elektronikusan előállított, kinyomtatható nyomtatvánnyal. Ezen tartalmak nyomtatott formában történő használatának hatóságok általi engedélyezése vagy digitális űrlapok formájában történő jogszerű megosztása megoldást jelentene a foglalkoztatók további adminisztratív terheinek csökkentésére.

A Pannonjob bérszámfejtési szolgáltatásának magas színvonala és megbízhatósága nemcsak a naprakész szakmai tudáson és a precíz munkavégzésen alapul, hanem az ügyfelekkel való szoros együttműködésen és az átlátható kommunikáción. A folyamatosan változó jogszabályi környezet rugalmasságot és magas szintű szakértelmet igényel kollégáinktól, mellyel támogatni tudjuk partnereink sikerét és hozzájárulunk munkavállalóik elégedettségéhez is. Minden egyes munkavállaló és munkaadó egyedi igényeit és elvárásait figyelembe véve végezzük munkánkat, hogy a legjobb megoldásokat kínálhassuk partnereink számára.