Tudásmegosztás a szervezetben - gyakorlati tippek

Hangulatos kávézó, asztaloknál eszegető, kávézgató - és az oldott hangulattól mosolygós - résztvevők. Aki részt vett a BeWise World Café-ján, azt gondolhatta, hogy biztos egy új tréning-módszer bemutatóján vehet részt, ahol a cég bemutatja először az elméletet, majd lemodellezi a gyakorlatot, kicsit "work-shop-olja" a végrehajtást, majd a rendezvény után akár egy az egyben az új tudás átvihető a szervezetre.

A kimondott szó hatása

Most azonban másról volt szó. Ahogy Bölcskei Mónika a bevezetőjében utalt rá, a kimondott szó hatását és a tudatosságunkat kellett a következő négy órában vizsgálnunk. A World Café olyan tudásmegosztó fórum, amelynek az a lényege, hogy az egymásra hangoltság, a kölcsönös figyelem teremti meg azt a hatást, amelynek a segítségével összeadódnak a különböző tudások, tapasztalatok. Mivel felénk is érdeklődve fordulnak a résztvevők, mi is nyitottakká válunk a más véleménye iránt, és ha a sok erő összeadódik, létrejön az a szinergikus állapot, amelyben "a világot is meg lehet váltani" - véli az ügyvezető.

Az asztaloknál 4-5 fő ül, egy olyan, speciális asztalterítő mellett, amelyre lehet, sőt kell is írni, jegyzetelni, firkálgatni. A résztvevők kérdéseket kapnak, amelyre közösen válaszolnak oly módon, hogy az asztalterítőn is rögzítve legyenek a gondolatok. Majd egy választott "asztalgazda" marad csak az asztal mellett, és amíg a többiek más-más asztalokhoz ülnek át, addig a "régi" asztalnál maradt gazdák az új asztaltársaságot informálják az elhangzottakról. Az "áttelepülők" pedig az új társaságnak mondják el a szerzett tapasztalataikat.

A módszer azonban sokkal több ennél a pár instrukciónál. A folyamatot kívülről is kézben kell tartani, és a résztvevők sem csak a konkrét tudást viszik át asztalról-asztalra, hanem a korábbiak hiedelmeit, és ezeknek a rájuk gyakorolt hatását is átemelik, hogy utána az új társaság is alakíthassa azokat látásmódja szerint. Arról nem is beszélve, hogy a megfelelő eredményhez hosszas, és alapos felkészülés is szükséges. A BeWise mostani rendezvényének a tudásmegosztás volt a témája, amely számtalan szervezetnél merült fel megvalósítandó lehetőségként, de a World Café lehetőséget ad bármely témára ezen kívül is.

Hogyan válik az utasításosból tanulószervezet?

Minden HR vezető szembesül azzal a kérdéssel, hogy milyen kimutatható haszna van egy-egy, általa javasolt működésmódnak. Ahhoz, hogy tanulószervezetté válhasson egy vállalat, kimutatható hasznot kell ezzel produkálni. Ezt a problémát vetette fel elsőnek Bölcskei Mónika. Rögtön az elején fölmerült, hogy az ügyvezetők elsősorban rövidtávra terveznek, és ezért a HR vezetőnek az új szervezeti működés hosszú távú kifutását és annak előnyeit kell hangsúlyoznia.

A résztvevők szerint általában elmondható, hogy a nemzetközi nagyvállalatok hazai leányvállalatai a működésüket nem tanulószervezetként kezdték. Ma egy nagy biztosítónál már természetes, hogy amikor felmerül egy-egy probléma, akkor sok szinten kérik ki, különböző fórumokon a véleményvezérek meglátását, de 20 évvel ezelőtt még ott is "ukáz" jött külföldről. Egy pár éve indult, külföldi tulajdonú, vidéki, termelő vállalatnál még nem bíznak abban, hogy itt is elérhető az a tudás, amelynek a segítségével megoldhatóak a problémák. A helyzet azonban változik, és ahogy a biztosítónál, úgy a termelő vállalatnál is elérkezik az idő, amikor a föntről küldött utasítás többé nem működik.

Addig azonban még nagy kríziseknek kell bekövetkezniük, hogy apránként változtassanak a szervezetek a működésmódjukon. "Egymástól valahogy nem szeretnek tanulni a szervezetek" - állapította meg az egyik résztvevő. Mindenki ugyanabba a hibába esik bele, és mintha ragaszkodnának a saját hibáikhoz ezek a vállalatok.

Az asztal-váltás után tudatosodik a résztvevőkben, hogy amit addig kizárólagos nézőpontnak gondoltak, az nem biztos, hogy a többi asztalnál is ugyanúgy, ugyanabban a formában történik. Mivel mindenki más-más személyiségtípussal bír, máshogy nyilvánul meg, és ezekkel csak gazdagodhat a mi látásmódunk is. Ha egy asztalnál több, pszichológusi vénával, vagy tudással bíró résztvevő ül, akkor a gyakorlatias megoldások helyett előkerül a tanulószervezet működésének a flow-oldala is. Ami a miénk, amire hatással vagyunk, azt örömmel végezzük, és sokkal hatékonyabbak leszünk, mintha látszólag értelmetlen utasításokat követünk. Ahol olyanok ülnek együtt, akik szeretik az elméleti alapokat is megtalálni a gyakorlati megvalósításhoz, ott tudományos igényességű leírást kaphatunk arról, hogy is működhet a tudásmegosztás.

Gyakorlati tippek a megvalósításhoz

Az inter- és sok helyen az intranet korában azt gondolnánk, hogy nincs már olyan, aki el tudná kerülni a tudásmegosztást, ám meglepetésként érhet mindenkit, hogy ahány munkavállalói csoport dolgozik egy-egy vállalatnál, annyi csatornát, eszközt kell bevezetni. Minden World Café résztvevő a saját szervezeténél, illetve a korábbiakban megtapasztalt 3-4 csatornát említette tudásmegosztó eszközként, amelyek közt sok volt az átfedés. Egy-egy új lehetőség használatával azonban sokat lehet lépni az információ-áramlás segítésében.

Fontos kérdésként merült fel az intraneten való adat-hozzáférés kezelése. Egy fiatal munkavállaló kibányássza a neki szükséges adatokat, de egy idősebb már nem feltétlenül teszi meg ezt. A web2-es megoldások, illetve a vállalati Facebook-oldal használata pedig fölveti ugyanazokat a kérdéseket a tudásmegosztással kapcsolatosan, ami az általános személyközi kapcsolatokat is jellemzi. Elszemélyteleníti a kapcsolatokat- a HR vezetők meglátása szerint-, ha kizárólag web2-es, vagy chat-felületeken folyik a tudásmegosztás, ugyanakkor egy generáció bevonása jelentősen könnyebb ezen a csatornán keresztül. Azonban a vállalatoknál nemcsak huszonévesek dolgoznak, és pont az ő igényeiket figyelembe véve jegyezte fel az asztalterítőre az egyik résztvevő, hogy "ne legyen kizárólagos egy módszer sem". A tudásmegosztással együtt el kell ugyanakkor azt is fogadtatni, hogy mivel más-más a tudásszint egy-egy témában, ne lehessen a résztvevőknek egymásról e különbségek miatt bántóan megnyilvánulni.

Ha átülünk egy másik asztalhoz, ennél a felsorolást kérő kérdésnél azt tapasztaljuk, hogy körülbelül a feljegyzett eszközök nyolcvan százaléka megegyezik a saját, korábbi asztalterítőnkön találhatóakkal. A húsz százalék azonban konkrét impulzusokat tud adni a változtatáshoz! Például, egy területi képviselőknek tartott havi koordinációs meeting formája lehet egy kocsmai beszélgetés is, és "akkor nem csak a konkrét számok kerülnek elő, hanem a felmerülő problémák, és a lehetséges megoldások is szóba jöhetnek"- véli egy résztvevő.

Elkezdünk embert és szemléletmódokat keresni

Ahogy érkezik a harmadik kérdés, miszerint mit tudunk tenni HR-esként a fejlődés maximalizásáért, fontos változást veszek észre magamon. Addig inkább csak a forma kedvéért ültem át egyik asztaltól a másikig, de annyira "belemelegedtem" a másoktól való tanulásba, hogy már nemcsak a koreográfiának szeretnék megfelelni, hanem elkezd érdekelni, hogy a mostani, és a korábbi témákról mit is gondolnak tőlem teljesen eltérő nemű, életkorú, hátterű, tapasztalatú emberek. Van, amikor érdekes a tudás, amit megoszt velem valaki, van, amikor követni is nehéz, mert annyira más személyiségek vagyunk. Van, aki pezsgő, vidám, szellemes, és van, aki körülményesen fogalmaz. Van, ahol mindenki hozzá tud járulni a gondolataival a fejlődéshez, de van, ahol egyvalaki elnyom mindenkit.

Máson is érezni lehet a változást, mert ahogy telik az idő, és egyre "éhesebbek" leszünk az új emberekre, véleményekre, szempontokra, kezdjük föladni a korábbi "decensségünket" is. Zakót, kardigánt, táskát hagyunk ott korábbi asztaloknál, és már csak én ülök asztalról asztalra tollal és jegyzetfüzettel a kezemben tovább és tovább.

Az összes asztalnál egyetértettek a résztvevők abban, hogy a HR feladata változás-ügynökké válni, és a menedzsment által kijelölt irányhoz eszközöket adni. De ezeknek az eszközöknek a helyes használatát is a HR kell, hogy meghatározza. Például, nem érdemes a fejlesztést egy munkavállaló leggyengébb képességére irányítani, hiszen akkor legfeljebb a második leggyengébb lesz az adott szakember. Ha azonban az erősségére alapozunk, páratlan eredményeket érhetünk el.

A HR-nek új metaforákkal kell meghatároznia magát. Ilyen például a pulzusmérő. Nem jó, ha túl lassú a szervezet keringése, de ha túl gyors, az sem optimális, és a HR-nek az a dolga, hogy figyelje ezeket a korai jeleket is. Az új hasonlatok közé tartozik az állandó példamutató, és a pók is, aki szigorúan jó értelemben szövögeti a szervezeti hálózatot.

Kis dolgokról nagy hatású beszélgetés

Az utolsó egy órában lehetőséget kaptunk arra, hogy közösen, az asztaltársaságokat feloldva megbeszéljük a tanulságokat. Nagyon széles palettája jelent meg a problémamegoldásnak. Van, aki annak örült, hogy a náluk megjelenő szervezeti problémákkal nem áll egyedül. Egy többezres, nagy cégnél a tanulószervezetté váláshoz olyan elemeket tud a World Café adni, ami segít. Egy közepes méretű gyártó cégnél a teljesítményértékelés megoldás-fókuszú fejlesztésének irányát köszönte a World Cafénak a résztvevő HR vezető. A saját fejlődésének az útját is megmutatta az egyik résztvevőnek a World Café, hiszen ennek segítségével több gyakorlati megvalósítást tud az ötleteihez párosítani. És volt olyan résztvevő, aki arra jött rá a program alatt, hogy még ő maga sem osztja meg a tudását, tehát sürgősen belefog egy tudásmegosztó rendszer kialakításába.

Részt vett a programon olyan vállalat is, amely a törvényi környezet számára előnytelen változása miatt került most nehéz helyzetbe, és a fenntarthatóság, az új fókuszok megtalálása most a feladat. Náluk a meglévő eszközöket új aspektusban kell most használni. Például a toborzásnál felmerülő piaci információkat kell az üzleti tevékenységbe visszacsepegtetni.

Gyakorlati tanácsokkal segítették a HR vezetők egymást abban is, hogyan lehet a leginkább beemelni a tudásmegosztást a szervezeti kultúrába. Volt vállalat, ahol az évenkénti dolgozói elégedettség-vizsgálatokba került be kérdésként a tudásmegosztás lehetősége, és erre reflektálva kezdték el a fórumokat szervezni. Máshol workshopokat szerveztek, ahol az ott korábban generált ötletek megvalósulási útját mutatták be, és ezzel is erősítették a tudásmegosztást. Abban egyetértettek a World Café résztvevői, hogy ez azért is fontos, mert Y-generációs kutatások szerint ez a generáció magasra értékeli a látható tudást, és ezért egy adott életkor legjobbjainak megszerzése és megtartása e nélkül szinte lehetetlen.