Papíron rugalmas, a valóságban kockázatos: a kötetlen munkarend csapdái

A rugalmas munkavégzés elterjedésével egyre több munkáltató dönt a kötetlen munkarend bevezetése mellett. Az első benyomás csábító: nagyobb önállóság a munkavállalónak, kevesebb adminisztráció a munkáltatónak, és kevesebb vita a napi beosztás körül. A valóság azonban ennél árnyaltabb. A kötetlen munkarend nem ad teljes mentességet a munkaidőre vonatkozó szabályok alól, és nem jelent automatikus védelmet a túlórával, pihenőidővel vagy nyilvántartással kapcsolatos kötelezettségekkel szemben sem. A jogi kockázat éppen abban rejlik, hogy a kötetlen munkarend sokszor egyszerű adminisztratív könnyítésnek tűnik. A munkáltató azt gondolhatja, hogy ha a munkaszerződésben szerepel a kötetlen munkarendre vonatkozó mondat, akkor ezzel a munkaidő-nyilvántartás kérdése megoldódott. 

Nem az számít, minek nevezzük, hanem az, hogyan működik

A Munka Törvénykönyve alapján a munkaidő beosztás joga főszabály szerint a munkáltatót illeti meg. A kötetlen munkarend ettől az alapszabálytól való eltérést jelent: a munkáltató írásban átengedi ezt a jogot a munkavállalónak, aki ezután maga szervezi meg a munkavégzését. Az írásbeliség nem formai elem, hanem érvényességi és bizonyítási szempontból is meghatározó jelentőséggel bír.

„A döntő kérdés nem az, hogy mi szerepel a szerződésben, hanem az, hogy a munkavállaló a valóságban tényleg maga oszthatja-e be az idejét” – hangsúlyozza dr. Pusztay Petra ügyvéd. „Bizonyos kötelezettségek, például egy heti értekezlet vagy ügyfélegyeztetés önmagukban nem zárják ki a kötetlen jelleget. Más a helyzet azonban akkor, ha a munkavégzés egészét nyitvatartási rend, állandó online jelenlét vagy napi jelenléti elvárás szabja meg. Ilyenkor nem beszélhetünk kötetlen munkarendről.”

A gyakorlatban tehát nem egy-egy időponthoz kötött esemény dönti el a kérdést, hanem az, hogy a munkavállaló a munkanap egészét ténylegesen maga szervezheti-e meg.

Ha a munkáltató határozza meg, mikor kell belépni, mikor kell elérhetőnek lenni, mikor kell reagálni, akkor a kötetlen munkarend könnyen megkérdőjelezhető.

Nem korlátlan elérhetőség, nem home office, és nem ellenőrizhetetlen munkavégzés

A kötetlen munkarenddel kapcsolatban mind munkáltatói, mind munkavállalói oldalon gyakoriak a félreértések. A kötetlen munkarend a munkaidő beosztásának jogára vonatkozik,nem pedig a munkavállaló korlátlan terhelhetőségére vagy folyamatos elérhetőségére. A munkaidő mértéke, a pihenéshez és szabadsághoz való jog, valamint az egészséget nem veszélyeztető munkavégzés követelménye kötetlen munkarend esetén is irányadó marad. Ez különösen a digitális munkavégzés körében bír jelentőséggel. Ha a munkavállaló elvileg maga osztja be az idejét, de a gyakorlatban reggeltől estig reagálnia kell e-mailekre, vagy vezetői megkeresésekre, akkor a rugalmasság könnyen állandó rendelkezésre állássá alakul.

Hasonlóan gyakori tévedés, hogy a munkáltatók a kötetlen munkarendet a home office-szal azonosítják. A két fogalom azonban egymástól független. A kötetlen munkarend a munkaidő beosztására vonatkozik. Lehet valaki otthonról dolgozó munkavállaló kötött munkarendben, ha például minden nap meghatározott idősávban kell elérhetőnek lennie, és ugyanígy lehet valaki irodai munkavállaló kötetlen munkarendben, ha a munkaköre alapján valóban önállóan szervezheti meg a feladatait. A munkavégzés helye tehát önmagában nem dönti el a munkaidő-beosztás jogi jellegét.

Munkavállalói oldalról ezzel szemben sokszor az a félreértés jelenik meg, hogy a kötetlen munkarend egyben ellenőrizhetetlen munkavégzést is jelent. Ez azonban nincs így. A munkáltató kötetlen munkarend esetén is jogosult meghatározni a feladatokat, a határidőket, az együttműködés kereteit. A különbség az ellenőrzés tárgyában van: az ellenőrzésnek elsősorban az eredményre, a határidőre és a munkavégzés minőségére kell irányulnia, nem pedig arra, hogy a munkavállaló a nap melyik percében dolgozott.

Mit nem kell, és mit kell nyilvántartani?

A kötetlen munkarend egyik fontos jogkövetkezménye, hogy a munkáltatónak nem kell vezetnie a rendes munkaidő, a rendkívüli munkaidő és a készenlét tartamára vonatkozó klasszikus munkaidő-nyilvántartást. Kötetlen munkarend esetén tehát nem szükséges jelenléti íven rögzíteni, hogy a munkavállaló naponta mikor kezdte meg és mikor fejezte be a munkát, illetve mennyi rendkívüli munkaidőt teljesített. Ez azonban nem jelent teljes adminisztrációs mentességet. A szabadság tartamát kötetlen munkarendben is nyilván kell tartani, és a munkáltatónak továbbra is kezelnie kell azokat a távolléti adatokat is, amelyek a bérszámfejtéshez, a díjazás megállapításához vagy a munkavégzési kötelezettség alóli mentesülés igazolásához szükségesek. Ilyen lehet különösen a betegszabadság, a keresőképtelenség, a fizetés nélküli szabadság.

Rugalmasságból bizonyítási kockázat 

A kötetlen munkarend veszélye, ha csak papíron létezik. Tipikus kockázat, amikor a munkáltató ugyan kötetlen munkarendet rögzít a szerződésben, de a gyakorlatban meghatározott napi elérhetőséget, folyamatos online jelenlétet, rendszeres aktivitást vagy azonnali reakciót vár el. Hasonlóan problémás lehet, ha a munkavégzés nyitvatartási rendhez, ügyfélfogadási időhöz igazodik.

„Ha egy munkavállaló utólag rendkívüli munkaidőre hivatkozik, és a munkáltató nem tudja bizonyítani, hogy a munkarend tényleg kötetlen volt, mert a napi gyakorlat valójában meghatározott jelenléthez kötötte a munkavégzést, a nyilvántartási hiány bizonyítási problémává válik. Ez pedig utólag már rendkívül nehezen kezelhető helyzetet teremt.”

A bizonyítási kockázat abból fakad, hogy a munkáltató a kötetlen munkarendre tekintettel mellőzi a klasszikus munkaidő-nyilvántartást. Ha azonban egy későbbi jogvitában az derül ki, hogy a munkavállaló a gyakorlatban nem rendelkezett valódi beosztási szabadsággal, a nyilvántartás hiánya már nem adminisztratív könnyítésként, hanem a munkáltató álláspontját gyengítő körülményként értékelhető.

Példák jó munkáltatói gyakorlatra

A kötetlen munkarend biztonságos alkalmazása már a bevezetés előtt alapos mérlegelést igényel. Nem minden munkakör alkalmas arra, hogy a munkavállaló valóban önállóan szervezze meg a munkaidejét. Egy tanácsadói, projektvezetői vagy kreatív pozíció esetében sokszor természetes és indokolható a nagyobb időbeosztási autonómia. Ezzel szemben egy ügyfélszolgálati, recepciós vagy nyitvatartáshoz kötött munkakörben jóval nehezebb igazolni, hogy a munkavállaló ténylegesen maga dönt a munkavégzés idejéről. Éppen ezért célszerű munkakörönként megvizsgálni, hogy a feladatok jellege valóban összeegyeztethető-e a kötetlen munkarenddel. Ennek során figyelembe kell venni nemcsak azt, hogy munkavállaló mennyire önállóan végzi-e a munkáját, hanem azt is, hogy vannak-e kötelező rendelkezésre állási idősávok, mennyiben függ másoktól, milyen ellenőrzési eszközöket alkalmaz a munkáltató. 

A jó munkáltatói gyakorlat alapja, hogy a munkaszerződés, a belső szabályzatok és a mindennapi működés ugyanabba az irányba mutassanak. Nem elegendő egy általános mondat arról, hogy a munkavállaló kötetlen munkarendben dolgozik.

Célszerű rögzíteni, hogy a munkavállaló milyen keretek között szervezheti önállóan a munkaidejét, milyen feladatok vagy egyeztetések lehetnek időponthoz kötöttek, és hogyan történik a szabadság, illetve az egyéb távollétek kezelése.

„A kötetlen munkarend jogszerű alkalmazása nem az adminisztráció teljes elhagyását, hanem annak tudatos átalakítását jelenti” – foglalja össze dr. Pusztay Petra. „Nem kell klasszikus jelenléti ívet vezetni, de nyilván kell tartani a szabadságot és a távolléteket, írásban kell rögzíteni a kötetlen munkarend alapját, és a napi működésnek is tükröznie kell a munkavállaló tényleges önállóságát. A legjobb munkáltatói védekezés nem egy jól hangzó szerződéses mondat, hanem a szerződés, a szabályzat és a mindennapi gyakorlat következetes összehangolása, egysége.”

A nyitóképen dr. Pusztay Petra