Home office: a munkaidő nyilvántartás kötelezettsége nem marad az irodában

A Munka Törvénykönyve a „home office" kifejezést nem ismeri – csak a távmunkavégzést szabályozza. 2022. június 1-jétől azonban a szabályozás jelentősen megváltozott: a törvénymódosítás óta a rendszeres otthoni munkavégzés jogilag távmunkának minősül, és munkaszerződésben kell rögzíteni. Már nem feltétel, hogy a munkát számítástechnikai eszközzel végezzék, és részbeni – hibrid – munkavégzés esetén is alkalmazható a távmunka kerete.

Az alkalmi, egyszeri home office továbbra sem önálló jogszabályi kategória – ilyen esetben a munkáltató egyoldalú engedéllyel vagy belső szabályzattal is lehetővé teheti az otthoni munkavégzést. A munkaidő nyilvántartás kötelezettsége azonban mindkét esetben fennáll.

Home office megállapodás és a nyilvántartás kapcsolata

Rendszeres home office esetén a munkaszerződésben kell megállapodni a távmunkavégzésről. A megállapodásnak tartalmaznia kell a munkavégzés helyét, az elérhetőségi és rendelkezésre állási szabályokat, valamint az ellenőrzés módját.

A nyilvántartás szempontjából ez azért lényeges, mert a megállapodásban rögzített munkaidő-beosztás határozza meg, hogy mi számít rendes és mi rendkívüli munkaidőnek. Ha ez nincs írásban lefektetve, vita esetén nehéz meghatározni, hogy a munkavállaló mikor dolgozott a kötelező munkaidőn túl.

Mit kell nyilvántartani home office esetén?

Az Mt. 134. §-a alapján home office esetén is rögzíteni kell:

• a teljesített munkaidőt, annak kezdő és befejező időpontjával együtt
• a rendkívüli munkaidőt (túlóra)
• a készenléti időt, ha értelmezhető az adott munkakörben
• a szabadság és egyéb távollétek jogcímét

A pontos rögzítés követelménye itt is érvényes – nem elegendő fixen ugyanazt az időpontot beírni minden napra.

Hogyan ellenőrizheti a munkáltató a home office-ban dolgozót?

A munkáltató jogosult ellenőrizni, hogy a munkavállaló teljesíti-e munkaidő-kötelezettségét – de az ellenőrzés módját a megállapodásban előre rögzíteni kell, tiszteletben tartva a munkavállaló magánélethez való jogát. A munkáltató nem jelenhet meg előzetes értesítés nélkül a munkavállaló otthonában.

A gyakorlatban az ellenőrzés jellemző módjai: rendszeres online bejelentkezés (videóhívás, chat), feladatalapú teljesítménymérés, munkaidő-nyilvántartó szoftver alkalmazása, valamint belépési naplók és rendszerhasználati adatok.

Home office és a költségtérítés

Ha a munkavállaló rendszeresen otthonról dolgozik, a munkáltató adómentesen fizethet költségtérítést a felmerülő rezsiköltségek – internet, fűtés, villany – fedezésére. Ennek összege legfeljebb az adóév első napján érvényes havi minimálbér 10%-a lehet. Ha a munkavállaló csak részben dolgozik otthonról, a költségtérítést arányosan kell megállapítani a távmunkában töltött napok arányában. A juttatás nem munkáltatói kötelezettség, hanem lehetőség – a munkavállaló azonban jogosult a ténylegesen felmerült és igazolt költségei megtérítésére.

A munkáltató válaszadási kötelezettsége

Ha a munkavállaló kezdeményezi, hogy munkaviszonyát távmunkára módosítsák, a munkáltatónak 15 napon belül írásban kell válaszolnia. Elutasítás esetén a döntést indokolni kell. Fontos: sem a munkáltató nem kötelezheti egyoldalúan a munkavállalót távmunkára, sem a munkavállaló nem követelheti azt – a felek kétoldalú megállapodása szükséges.

Szankciók hiányos nyilvántartás esetén

A home office nem mentesít a munkaügyi felügyeleti ellenőrzés alól. Ha a nyilvántartás hiányos vagy nem naprakész, a munkáltató munkaügyi bírságra számíthat. Ennél is komolyabb következmény: ha a munkavállaló munkaügyi pert indít – például elmaradt túlóra miatt –, és a munkáltatónak nincs hitelt érdemlő nyilvántartása, bizonyítási nehézségbe kerül.

Meddig kell megőrizni?

A home office munkaidő-nyilvántartásra ugyanaz vonatkozik, mint általánosan: mivel bérszámfejtési alapul szolgál, az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni. Ez főszabály szerint legalább 5 év. Társadalombiztosítási ellenőrzés esetén ennél korábbi időszak dokumentumai is előkerülhetnek – a pontos megőrzési stratégiát érdemes a könyvelővel egyeztetni.