A külföldi munkavállaló mint szervezeti stresszteszt: Mit árul el a cégedről egy külföldi kolléga felvétele?

Egy magyar munkavállalónál sok kisebb hiba észrevétlen maradhat. A hiányzó adatot valaki megszerzi, egy félreértést néhány e-maillel tisztáznak, a későn érkező információ pedig még éppen bekerül a következő bérszámfejtésbe.

Külföldi munkavállalónál ugyanezeknek a hibáknak már egészen más következményük lehet. Ha későn derül ki, hogy a munkakör, a munkavégzés helye vagy a bér nincs összhangban az adott tartózkodási és munkavállalási feltételekkel, csúszhat a munkába állás. Egy rosszul értelmezett tartózkodási jogosultságból pedig foglalkoztatási kockázat lehet.

A probléma sokszor két feladat között van

Egy külföldi munkavállaló felvételében részt vehet a toborzó, a leendő vezető, a HR, a bérszámfejtés, a pénzügy, a bevándorlási vagy relocation szakértő, esetenként pedig adó- és jogi szakértő is.

Mindegyikük a saját feladatát végzi, sokszor teljesen jól.

A probléma gyakran a feladatok között keletkezik.

A toborzó megállapodik a jelölttel egy kezdési dátumban. Az engedélyezési folyamatot kezelő kolléga később kapja meg az ügyet, és jelzi, hogy ez a dátum nem tartható.

A vezető olyan munkavégzési feltételekről állapodik meg a jelölttel, amelyeknek az idegenrendészeti vonatkozásait senki nem ellenőrizte.

A HR bekéri a belépéshez szokásos dokumentumokat. A bérszámfejtésnek viszont szüksége lenne még egy igazolásra, amiről néhány nappal az első bérszámfejtés előtt derül ki, hogy senki nem kérte be.

Tipikus helyzetek, és jól látszik belőlük, hol szakad meg az információ útja.

A munkavállaló mindebből egy céget lát. Nem külön a toborzást, a HR-t, a bérszámfejtést és az engedélyezést. Joggal számít arra, hogy amit a cég egyik képviselőjével megbeszélt, arról a többiek is tudnak.

Ki látja az egész folyamatot?

Érdemes egyszer végigkövetni egy külföldi munkavállaló útját a kiválasztástól az első bérszámfejtésig.

Ki tudja bármelyik pillanatban megmondani, hol tart az ügy? Ki ellenőrzi, hogy a munkaszerződés összhangban van-e az engedélyezési feltételekkel? Ki követi azokat a határidőket, amelyek csak egy-két év múlva lesznek aktuálisak?

Ezeknek általában van felelősük. Az már kevésbé egyértelmű, hogy ki látja egyben az egész folyamatot.

Ha kevés a külföldi munkavállaló, és van egy tapasztalt HR-es, aki tudja, kit kell felhívni, ez akár évekig működhet. Ő köti össze fejben a különböző területeket, emlékszik az előzményekre, és észreveszi azt is, ami két feladat között maradna.

Ez addig nem feltétlenül okoz problémát, amíg ő ott van, van ideje mindenre figyelni, és az ügyek száma kezelhető.

A kivétel többet mutat, mint a rutinügy

A folyamat gyenge pontjai általában a rendhagyó ügyeknél jönnek elő.

Késik az engedély. Megváltozik a munkakör vagy a munkavégzés helye. A vezető olyan juttatást ígért, amely nincs a szabályzatban. A munkavállalónak sürgősen kezdenie kellene, de ehhez még nem adott minden feltétel.

Ilyenkor gyorsan kiderül, van-e kialakult döntési rend. Ki dönthet a kivételről? Ki ellenőrzi annak további következményeit? Eljut-e az információ minden érintetthez? Marad-e nyoma annak, amiben végül megállapodtak?

Ezekből a helyzetekből sokkal többet lehet megtudni egy szervezet működéséről, mint tíz problémamentes ügyből.

A sikeres ügy még nem bizonyítja, hogy jó a folyamat

Ha a munkavállaló megérkezett, megkapta az engedélyét, munkába állt és rendben megkapta az első fizetését, az ügyet sikeresnek könyveljük el.

Közben lehet, hogy a HR húsz plusz e-mailt írt, kétszer módosították a kezdési dátumot, a bérszámfejtés az utolsó pillanatban kapott meg egy szükséges adatot, és három külön táblázatban vezették ugyanannak az ügynek az adatait. Ezek a plusz körök ritkán jelennek meg bármilyen kimutatásban. Valaki egyszerűen megoldja őket.

A tapasztalt kollégák ebben különösen jók. Utánajárnak, emlékeznek, figyelmeztetnek, újrakérnek, korrigálnak. Így hosszú ideig fel sem tűnik, hogy egy folyamat mennyi kézi beavatkozással működik.

Ezen a ponton válik mindez HR-vezetői kérdéssé. Ha a működés egy-két kolléga fejében lévő tudástól függ, egy szabadság, felmondás vagy hirtelen megnövekedő ügyszám már komoly fennakadást okozhat. Külföldi munkavállalóknál ehhez compliance-kockázat is társulhat: egy elmulasztott határidő vagy későn továbbított információ nem mindig javítható néhány plusz e-maillel.

Érdemes ezért időnként elővenni néhány lezárt ügyet. Hol akadt el az információ? Hol nem volt egyértelmű, ki a felelős? Mi működött csak azért, mert volt egy tapasztalt kolléga, aki tudta, mire kell figyelni?

Egy külföldi munkavállaló felvétele jó szervezeti stresszteszt. Gyorsan előhozza azokat a pontokat, ahol a folyamat megszokásból, egyéni tudásból vagy sok plusz kör árán működik.

Egy lezárt ügy után ezért a „sikerült-e?” mellett érdemes még egy kérdést feltenni: Mi kellett ahhoz, hogy sikerüljön?

Cziczárdi Györgyi, Global Mobility Specialist, Expat-Center Kft.