Kitaposott út segíti a sikeres beilleszkedést - by Viapan

Ahány vállalat annyi szokás, annyi rendszer és annyi vállalati kultúra. Az új kollégák betanítása pedig sok esetben időigényes és akár több hét vagy hónap is lehet. Ezért is kap egyre nagyobb hangsúlyt Magyarországon is az onboarding, mint betanulási folyamat fejlesztése.

Az onboarding célja nem más, mint segíteni az új munkavállalóknak megismerni a szervezetet, az üzleti folyamatokat, a kollégákat és az ügyfeleket. Ez a folyamat motiválja az új munkavállalókat, akik így nagyobb eséllyel köteleződnek el hosszú távra a munkahelyen és a cégnél. Emellett pedig biztosítja a sikeres beilleszkedést és hatékony munkavégzést is. 

„Az egyik legfontosabb azonban, hogy az új kolléga megismerje az előrelépési lehetőségeket. Az onboarding végére kirajzolódjon előtte egy karrierút és természetesen, hogy jól érezze magát!” – hívta fel a figyelmet Baradits-Szabó Veronika, a Viapan Group képzési vezetője. Elmesélte, hogy ők maguk is hosszú utat jártak be, amíg kiépítették cégre igazított rendszerüket. Ma már minden új munkavállalónak egy olyan átfogó, az összes érintett területről szóló háttértudást tudnak átadni, amely nemcsak segíti az új munkakörök betöltését, hanem a jelenkorhoz igazított, élvezhető és mérhető is.  

„A Viapan operatív igazgatójának aktív közreműködésével 2 éve kialakítottunk egy megfelelő felületet, ahol rendezhetővé és mérhetővé vált ez a folyamat” – meséli Baradits-Szabó Veronika. Hozzátette: a felület funkcióinak köszönhetően olyan, mintha a szakmai felelős személyesen oktatná az új kollégát, aki lehet az országban bárhol, online bármikor elvégezheti a munkavégzéséhez kapcsolódó kurzusokat. 

A megújult onboarding rendszerben címkéket, illetve csoportokat tudnak létrehozni. Ennek révén minden kolléga kategorizálva van, amikor belép a szervezetbe, és csak azokhoz a (tudás)anyagokhoz fér hozzá a felületen keresztül, ami kapcsolódik a munkavégzéséhez. „Jelenleg több gigányi 3-6 perces videós oktatóanyag és számtalan prezentáció segíti a vállalati kultúra megértését és a feladatkörök elsajátítását. Az újonnan csatlakozott munkatársat minden elvégzett kurzus után tudáspróba várja, ennek sikeres teljesítésével igazolja, hogy valóban megértette az előbb tanult és szerzett információkat” – mutatott rá a képzési vezető. A rendszer lehetővé teszi, hogy egyénenként és csoport szinten is mérjék a kollégák előrehaladását. 

Az elmúlt évben élesítették a Mentor programot, ami az újonnan csatlakozott kolléga első 12 hetét segíti: „a hozzánk érkező munkatárs mellé rendelünk egy Mentort, aki az első három hónapban támogatja és szakmailag képezi az új belépőt. Erről a folyamatról egy Mentornapló készül, így dokumentálva az új kolléga szakmai haladását és beilleszkedését a csapatba” – részletezte Baradits-Szabó Veronika, a Viapan Group képzési vezetője. 

Egy jól felépített onboarding folyamat részét képezi az:

• Új képességek elsajátítása: az új munkavállalók képzést és tréningeket kapnak. Ez lehet client-service képzés, tárgyalástechnika, vagy továbbképzés - munkakörfüggő. 
• A munkahelyi kapcsolatok kialakítása: az új kollégák megismerik a csapatuk tagjait, akikkel hosszú távon dolgozni fognak. 
• Tréningek és oktatási anyagok: az újonnan csatlakozottak számára szervezett tréningek és oktatási anyagok segítenek nekik megérteni a szervezet működését és kultúráját, valamint a munkakörhöz szükséges készségeket és ismereteket. 

Munkaerő-megtartás hatékony onboardinggal

A legtöbb vállalatnál az onboardingra, mint egy véges folyamatra tekintenek, azonban a beilleszkedés nemcsak az első naptól - a próbaidő végéig tart. Baradits-Szabó Veronika elmondta, hogy minden cég életében vannak időként változások, melyek érinthetik a belső munkavégzést, a külső kommunikációt és kapcsolattartást partnerekkel vagy ügyfelekkel. Ezért szinte vég nélküliek a hatásai az onboardingnak. „Mi havi rendszereséggel küldünk ki munkatársainknak egy rövid kérdéskört, ami a vállalaton belüli változásokra, eseményekre kérdezz rá. A sikeres teszt kitöltésért krediteket adunk, amely motiválja munkatársainkat a Viapanon belüli aktualitások követésére és képviseletére az ügyfelek és partnerek előtt. Ez az egyik leghatékonyabb módszer, hogy azonos időben értesítsük a közel 20 kirendeltségünkön dolgozó összes kollégánkat a céget érintő átalakulásokról” – összegezte a képzési vezető. Az információ sikeres célba jutásáról pedig egy mérhető, visszakövethető visszajelzést is kapnak a teszt statisztikájából Az onboarding folyamat hasznos az új emberek betanítására és a Viapanon belül automatizált is, mert a Z generáció már sokkal inkább hallgat videós anyagokat, mint olvas, emellett naprakész, mert a felületen bármikor cserélhetők a változások.   

Heló Viapan Budapest! – a sikeres onboarding helye

Egy onboarding anyag akkor hatékony, ha online, e-learningben elvégezhető vagy ha ennek kialakítása túl költséges, akkor érdemes egy képzőhelyen megszervezni egyszerre több új munkavállaló bevonásával a betanítást. „Így nem kell minden egyes alkalommal a tapasztaltabb kollégának ugyanazokat elmondani, ha új munkavállaló érkezik” – hangsúlyozta a képzési vezető. 

A Viapan egyik legnagyobb kirendeltsége 10 év után elhagyta a budai bérelt ingatlant, és egy grandiózus, közeli, szintén I. kerületi irodaházba költözött júliustól. A saját tulajdonú ingatlan teljes felújításon eset át, ahol számos új teret alakítottak ki. A Pálya utca 4. szám alatt egy posztmodern irodaházban vásároltak meg több, mint 500 négyzetmétert, ahol számos közösségi teret alakítottak ki, köztük új képzési helyszínüket is, amely tágas és modern eszközökkel felszerelve ideális tréningek megtartására. 

A Viapan szakembereivel együttműködve könnyedén elérhető a magabiztos munkakezdés, és a zökkenőmentes beilleszkedés, hogy az optimalizált onboarding folyamatok egy évről-évre eredményesebb vállalkozást eredményezzenek.