Létszámtervezés 2027-re: FTE, kapacitás, bérkeret a gyakorlatban

A létszám megtervezése az üzleti tervünk elkészítésének legalapvetőbb feladata, hiszen – kis túlzással - a személyi jellegű költségeink egyfajta szorzószámaként tekinthetünk rá. A létszám mennyiségi alakulásán túl, a létszám összetételét is figyelembe kell venni, hiszen például a korfa egy konstans létszámterv mellett is hordozhat magában HR feladatokat, elég, ha csak egy nyugdíjazás folyamatára gondolunk: valaki nyugdíjba megy, akit pótolni kell, azaz a létszám nem változik, de mégis lesz toborzási feladatunk. Mi következik ebből? Az, hogy valójában egy létszám forgalmat is tervezni kell, amelyből már levezethetőek feladatok, költségek.

Mi alapján lesz egy létszám annyi, amennyi?

Alapvetően a létszámot azok a vállalatstratégiai célok határozzák meg, amelyet jóval az üzleti tervezés előtt és az éves terven túlmutatóan fogalmaz meg egy vállalat és amelyek definiálják az elkövetkezendő évek feladatait, ezen felül a kapacitásigényt, és ebből következően a létszámignyt. 

Vegyünk példának egy pékséget, amely kenyeret és zsömlét gyárt. A vállalat vezetése, megfogalmazza, hogy termékkörét bővíti süteményekkel, a szolgáltatásait, pedig kiszállítással. Két irányba lehet elindulni: a pékeket képezzük arra, hogy tudjanak csokis muffint is sütni, vagy felvesz cukrászokat is az üzemébe, valamint futárokat vesz fel. Itt máris megjelenik a létszámbővítés, a képzési költség, mint költségelem. Az, hogy ezt milyen költség-haszon elemzés előzi meg azt, hagyjuk nem témája a cikknek, de aki kicsit belegondol, könnyen rájön arra, hogy ez több körös oda-vissza játszma, mire kialakul az üzleti döntés.

Ha a stratégiai célok és az abból levezetett feladatok a vezetők számára tiszták, érthetőek és világosak, akkor indulhat meg az az egyeztetés, amely már az elmúlt időszak tapasztalatai alapján vezetők által megfogalmazott létszámigényeket, várható munkaerőforgalmi eseményeket hivatottak feltérképezni. Ez szintén egy többkörös fázis, mert vezetői szintenként eltérhet az információ mennyisége és minősége, más szempontok is közrejátszanak, ami alapján az igény megfogalmazódhat, majd véglegesül. Ez nem azt jelenti, hogy adott vezető kevésbé alkalmas a létszámigény megítélésére, hanem azt, hogy magasabb vezetői szinteken közrejátszanak olyan szempontok, amelyek az alsóbb szinten megfogalmazott igények kielégítését nem teszi lehetővé. Nevezhetjük ezt egy fedezeti pontnak: meg kell találni azt a pontot, amikor a létszámbővítés nem termel veszteséget. Ez leginkább a termelői ágazatokban érhető tetten, ott egzaktul levezethető a termék ár- marzs -költség számokból.

A létszám mértékegysége

Erre a kérdésre sokan azonnal rávágják azt, hogy miben másban lehetne mérni a kollégákat, mint főben. Ez egyfelől igaz, azonban a fő, mint mértékegység nem minden esetben írja le jól a kapacitást. Ezért véleményem szerint, ha kapacitás alapú a megközelítés, akkor az FTE ( Full-Time Equivalent) mértékegység használata közelíti jobban a valóságot. Mit is jelent ez? Azt jelenti, hogy a létszámot teljes munkaidőre vetítetten adom meg, azaz aki 8 órában dolgozik az 1 FTE, aki 4 órában az 0,5 FTE és így tovább. 

Aki nem ismeri, nem használta, annak furán hangozhat, hogy valakit nem egyként kezelünk, de ha felidézik általános iskolai emlékeiket, akkor rájönnek, hogy már számoltak FTE-t a szöveges feladatokon keresztül: „Peti 1 nap alatt ássa fel a kertet, Zoli 2 nap alatt, mennyi idő alatt ássák fel ketten?”.  Tételezzük fel, hogy Zoli nem lusta, vagy lassú, akkor kimondhatjuk, hogy részmunkaidős és itt, akkor gyakorlatilag FTE alapon számoltunk.

Csak egyik vagy csak másik mértékegységben gondolkodni nem lehet, vagy nem érdemes, hiszen FTE alapján nem rendelünk karácsonyi ebédet (fél adagot a részmunkaidősnek!), fő alapján meg becsapjuk a kapacitás számításunkat.

Mire jó még az FTE?

Amit még előnyére hoznék fel, az a bérek összehasonlítása, főleg a bértranszparencia közeledtével. Ha csak főben gondolkodva nagyon eltérő béreket tudunk kimutatni, akkor bizonyára felvet majd e témakörben kérdéseket, azaz a bért is át kell konvertálni teljes munkaidősre, hogy az almát ne a körtével kezdjük el összehasonlítani.

Létszám, és munkaerőforgalom függő, de nem a dolgozónak kifizetett költségek

A dolgozónak kifizetett költségek (bér, cafeteria stb), teljesen egyértelmű, hogy korrelálnak a létszámmal, ezekre most nem térek ki, de vannak olyan költségek amelyeket gonoszul meghúzódnak a háttérben.

Már szóba került a toborzási költség, és kapacitás igény, ami következik a létszám bővüléséből, a létszámforgalom alakulásából. Talán ezt a legnehezebb megbecsülni, hiszen függ a munkaerőpiaci helyzettől ( milyen gyorsan találunk munkaerőt az adott pozícióra), a bérezéstől, a beválástól, a fluktuációtól a vállalat hírnevétől, a toborzási képességtől.

Szintén nehezen prognosztizálható a képzési költség, amely szintén a tervezési folyamat során alakul ki, és szoros összefüggésben áll, a stratégiai célokkal, de ezen felül az olyan létszámtervezés során felmerülő várható eseményekkel, mint például a vezetői kinevezés, egyéb karrierutak képzési költsége. Itt elég egy vezetői tréningre, vezetői kompetenciák fejlesztésére irányuló képzésre gondolni. A létszám növekedése óhatatlanul hozza magával az olyan szervezeti átalakításokat, amelyek során új szervezeti szintek jönnek létre, új vezetőkkel, így ez egy nagyobb vállalatoknál egy nem elenyésző tétel lehet.

Végezetül érdemes szót ejteni a rehabilitációs hozzájárulásról, ami kimondottan létszámfüggő. Ezt a hozzájárulást minden munkaadónak meg kell fizetnie, ha az általa foglalkoztatottak átlagos statisztikai állományi létszáma meghaladja a 25 főt, de a foglalkoztatottak közül a megváltozott munkaképességű munkavállalók átlagos statisztikai állományi létszáma nem éri el a létszám 5 százalékát. A hozzájárulás mértéke a minimálbér kilencszerese, amit szorozni kell a hiányzó kötelezően foglalkoztatotti létszámmal. Tehát 100 fő után 5 fő csökkentett munkaképességű az elvárt, ha ettől kevesebb akkor a tényleges és az elvárt közötti létszám után kell ezt megfizetni.

Bérkertet, mint abszolút plafon

A startégiából, prognosztizált feladatok mentén és vezetőkkel levezetett létszámterv egy vágyott állapot, de semmiképpen nem tekinthető kőbe vésett végeredménynek. Van ugyanis a létszámnak egy abszolút korlátja, a bérkeret, vagy másként fogalmazva a személyi jellegű költségeknek az eredményre gyakorolt elvárt vagy még tolerált hatása. Amikor a létszámtervezés átfordul a költségtervezés folyamatába és összvállalati szinten láthatóvá válnak az adatok, akkor érkeznek el a költség szempontú döntési pontok: a többi költség figyelembevételével mire van keret? Milyen béremelés tervezehető? Milyen juttatások adhatóak, vagy növelhető azok mértéke? A létszám változása miatt, milyen költségelemeken kell visszavágni, vagy, a létszámnövekedés dinamikáját kell csillapítani? Milliónyi kérdés és szempont….

Kitérők

Nem szorosan vett létszámtervezési téma, de néhány gondolat erejéig érdemes megemlíteni azt a verziót is, amikor menedzsmenttel történő egyeztetésen túl egyéb teendője is van a munkáltatónak a tervezés kapcsán. Ha a munkáltatónál üzemi tanács vagy szakszervezet is működik a fenti folyamat kissé bonyolultabbá, tagoltabbá válhat. Vizsgálni kell azt, hogy mely kérdésekben van tájékoztatási kötelezettsége a munkáltatónak, mely kérdések azok, amelyek adott esetben tárgyalások révén kell rendezni, mert például egy Kollektív Szerződésben rögzített juttatást, vagy annak mértékét érintik, vagy mely döntések, intézkedések azok, amelyeket leginkább a munkavállalók bevonása érdekében közölni érdemes.