Ki és hogyan kezelheti a GDPR adatokat kiszervezett bérszámfejtés esetén?

A szolgáltatások kiszervezése során az adatkezelés számos fontos kérdést vet fel mind a szolgáltató cég, mind a szolgáltatást igénybe vevő cég számára. Egy adatkezelő csak olyan adatfeldolgozó szolgálatait veheti igénybe, aki megfelelő biztosítékot nyújt arra, hogy az adatvédelmi szabályoknak megfelelően jár el.

Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR):

Az EU általános adatvédelmi rendelete (GDPR) részletes követelményeket rögzít a vállalkozások és szervezetek részére a személyes adatok gyűjtése, tárolása és kezelése tekintetében. Ezek a szabályok az EU területén személyes adatokat kezelő európai uniós székhelyű szervezetekre, valamint azokra az EU-n kívüli szervezetekre vonatkoznak, amelyek európai uniós lakosok személyes adatait kezelik.

Személyes adatok kezelése:

Személyes adatnak minősül az érintettre, az azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ. Ilyen adatok például a név, lakcím, személyazonosító igazolvány száma, internetprotokoll-cím stb. Fontos, hogy mindkét fél tisztában legyen ezekkel a szabályokkal és szabályozásnak megfelelően kezelje a személyes adatokat.

Különleges adatkategóriák:

A GDPR főszabály szerint tilos a különleges személyes adatok kezelése, például faji, etnikai hovatartozásra vonatkozó adatokat, szexuális irányultságra vonatkozó adatokat, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vonatkozó adatokat stb. Kivételek vannak, azonban szigorú szabályok vonatkoznak a különleges személyes adatok kezelésre.

Mit kell tartalmaznia a szerződésnek?

A szolgáltatási szerződésben világosan le kell fektetni az adatkezelési és adatvédelmi kötelezettségeket, hogy mindkét fél tisztában legyen a saját és a másik fél felelősségével.

Egyértelműen meg kell határozni, hogy melyik félnek milyen adatkezelési felelősséget kell vállalnia. Ki a felelős az adatok helyes kezeléséért, tárolásáért és megőrzéséért? Pontosan meg kell határozni, hogy a szolgáltató és a megrendelő cég mely alkalmazottai férhetnek hozzá az adatokhoz.

Fontos, továbbá az is, hogy az adatok hol kerülnek tárolásra, különösen, ha a tárolás nemzetközi szinten történik, mivel különböző országok különböző adatvédelmi törvényekkel rendelkeznek. Valamint meg kell határozni, hogy az adatokat mennyi ideig kell megőrizni, és biztosítani, hogy azokat a megfelelő idő után töröljék.

Kulcsfontosságú az együttműködés

Összességében a szolgáltató és a szolgáltatást igénybe vevő cégnek együttműködve kell megoldaniuk ezeket az adatkezelési kérdéseket, hogy megfeleljenek a jogszabályoknak és védjék az érintettek jogait és magánéletét.