Így segíti a munkát Excel automatizálása
Az Excel automatizálási lehetőségekkel segíti a mindennapi munkát. Alkalmazható minden olyan gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. Tatai István szakértő írása.
Ilyenkor születnek sorra azok a bizonyos Excel táblák, és kezdik önálló életüket élni a vállalkozás szervereinek rejtett zugaiban. Ezek a táblák átjárást (interfészt) biztosítanak az új követelmények és a meglévő rendszer között, így biztosítják, hogy ne kelljen a vállalatirányítási vagy könyvelési rendszert módosítani.
Nézzünk egy aktuális, egyszerű példát: egy könyveléssel foglalkozó cég részére a megbízó megállapodás szerint leadja órás bontásban a dolgozók munkaidő-adatait, a hiányzásokat és a túlórát pedig az alábbi kódokkal jelölik: B (beteg), Ig (igazolatlan), To (túlóra). Ezeket a könyvelőprogram beolvassa és elkészíti a megfelelő elszámolást - így minden rendben van.
Egészen addig, amíg a megbízó cég nem vásárol egy újabb programot, amely a fenti esetekben más kódokat használ (pl. Bet., Igaz., Túl.), és az időadatok sem egész- vagy negyedórákban, hanem percekre bontva érkeznek meg, ráadásul úgy, hogy minden dolgozó külön munkalapon van, nem pedig egy táblában. Na, ilyenkor baj van.
A hirtelen megoldás az szokott lenni, hogy a könyvelők kézzel nekiállnak, cserélgetik a kódokat, másolgatják az adatokat, átalakítják az új formátumot valahogyan a korábbira. Ez rendkívül időigényes megoldás, és a hibázás lehetősége is igen magas. Egy ilyen táblázat átformálása a régi formátumra könnyen felemésztheti egy kolléga rengeteg munkaóráját. Ezekben az esetekben lehet kiváló megoldás az Excel automatizálása, programozása.
Fenti példánkban a programozás elvégzéséhez szükséges egyrészt az a táblázatformátum, ami a megbízótól érkezik, másrészt az a táblázatformátum, amely a könyvelő program számára szükséges, továbbá az a szabályrendszer, ami szerint az átalakítást el kell végezni.
Idézett példánkban a szabályok és tevékenységek tehát főbb vonalakban a következők lesznek:
- össze kell gyűjteni az időadatokat a különböző munkalapokról egy összesítő lapra
- konvertálni kell az időadatokat
- konvertálni kell a kódokat
- összegzéseket és ellenőrzéseket kell végezni a táblázatokon
Ezek időigénye egy egyedileg, a probléma célzott megoldására készített Excel program segítségével kevesebb mint 5 perc - szemben a kolléga számtalan ráfordított munkaórájával.
Így segít az Excel a munkában
Az Excel további automatizálási lehetőségekkel is segíti egy cég dolgozóinak mindennapi munkáját:
- adatrögzítés ellenőrzése bevitelkor, cellaszinten és összefüggések szerint
(pl. nem elfogadott időformátum, intervallumon kívüli adat, érkezésnél korábbi távozás esetén hibajelzést ad)
- csak listából választható adat engedélyezése (a lista igény szerint bővíthető)
- munkaidőadatok összegyűjtése, rendezése, túlóraszámítás, juttatások számítása
- képzési naptár automatizálása figyelmeztetésekkel
- több táblázat egyesítése vagy egy táblázat adatainak szétosztása több munkalapra vagy több file-ba
- meglévő táblázat módosítása utáni automatikus újraképletezés
- listák összehasonlítása, eltérések keresése stb.
Az Excel automatizálását minden olyan, gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra lehet alkalmazni, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. A program készítése egy egyszeri befektetés, amelynek megtérülési ideje mindössze néhány hónap.
Tatai István
Excel Expert
A témában bővebb ismeretek szerezhetők az Excel Expert HR Blogján.
- 2024.06.05Pénzügyi kimutatások elemzése A képzés során a résztvevők megismerik és elsajátítják a beszámoló elemzés eszközeit és technikáit, képessé válnak egy vállalat vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetének komplex megítélésére a nyilvánosan elérhető pénzügyi beszámolók alapján. Betekintést kapnak a vállalati beszámolók megértéséhez elengedhetetlen iparági elemzés eszközrendszerébe és technikáiba. Részletek Jegyek
- 2024.06.10Szakemberből vezető A szerepváltás nézőpontváltással is jár, nem csak névjegykártyád változott meg. Ha szakemberből lettél vezető érdemes feltenned a kérdéseket: Mi a feladatom? Miért vagyok felelős? Mi változott? Ez a képzés abban segít, hogy tisztábban tudd megfogalmazni és megérteni a saját vezetői szerepedet, az ezzel kapcsolatos változásokat és elvárásokat. Részletek Jegyek
- 2024.06.13Tudatos delegálás - vezetői tréning Programunk két fontos vezetői készség fejlesztésére irányul. Az egyik a tudatos delegálás, mint elengedhetetlen vezetői időfelszabadító, munkatárs-fejlesztő készség, a másik az ehhez szükséges asszertív kommunikáció, amely ezt a folyamatot segíti. Részletek Jegyek
- 2024.10.02Tréning Kerekasztal Konferencia 2024. A 2024-es, őszi Tréning Kerekasztal Konferenciánk célja, hogy a résztvevők sokféle megközelítést kapjanak arról, a technológia hogyan épülhet be a tréningek világába. Részletek Jegyek
Már régen elmúltak azok az idők, amikor minden szerződést és számlát papír alapon, postai úton kellett eljuttatni a célszemélyhez, és egy ideje... Teljes cikk
A vezérigazgatók nagy része szerint az AI sikere inkább az emberek elfogadásán múlik majd, mint magán a technológián. Teljes cikk
Ha a munkatársak részletekre lebontva láthatják a többiek beosztását, tartózkodási helyét és a munkahelyük, irodájuk telítettségét, könnyebben... Teljes cikk
- Még nem tapasztalhatók Magyarországon a generatív MI-technológiák alkalmazásának hatásai 2 hete
- 68 évig dolgozott ugyanabban a boltban, most elbocsátották 2 hete
- Ismét lehet pályázni családbarát munkahelyek kialakítására 2 hete
- CSR-tól az ESG-ig: a píárszínezetű jófejségtől, a kötelező fenntarthatósági meggyőződésig 2 hete
- Ezért használja titokban sok dolgozó az AI-t 3 hete
- Hamarosan elindul az első, személyzet nélkül is működő magyar bolt 3 hete
- Az automatizálás és az AI terén is lemaradásban vannak a magyar cégek a nemzetközi átlagtól 4 hete
- Anyaként egy nagyvállalatnál: így látják a munka és a magánélet egyensúlyát a Hankooknál dolgozó édesanyák 1 hónapja
- Mire vágynak a dolgozó anyák? 1 hónapja
- Munkaszerződés nélkül foglalkoztattak egy 15 éves fiút, akinek mindkét kezét összepréselte egy gép 1 hónapja
- "A hatékony és sikeres munkavégzéshez kiegyensúlyozott magánéletre van szükség" 1 hónapja