„Az Excel-sorok mögött emberek vannak” - Hogy lesz valakiből és mit csinál egy HR kontroller?

Hogyan lesz valakiből HR kontroller? Milyen út vezetett idáig? 

HR szakértő – közgazdász szakon végeztem az akkor még Zsigmond Király Főiskolán (ma Milton Friedman Egyetem). A HR mindig érdekelt, eredetileg a munkajog irányából indultam, azzal kezdtem el mélyebben foglalkozni, a szakdolgozatomat is munkajogi témából írtam, de már akkor látszott, hogy a munkajognak van egy költségoldala, amivel foglalkozni kell, hiszen nincs meg az egyik a másik nélkül. 

Akkori munkahelyemen kapacitástervezéssel foglalkoztam, és elkezdtem számolgatni, attól függően, hogy a beosztást hogyan csináljuk, annak milyen különböző költség és létszám vonzatai vannak, vagy lehetnek. Ezekkel a számításokkal megkerestem néhány vezetőt, akinek tetszett ez a fajta gondolkodásmód, azaz hogy már kapacitástervezés szintjén kalkuláljunk költségekkel is. A cég akkori vállalati kontrollere ekkor mondta, hogy „Milyen jó lennél kontrollernek!”. Ez elgondolkoztatott. Nekem is meg kellett néznem, hogy mit is csinál tulajdonképpen egy kontroller, és utána mélyedtem el jobban a témában. 

Mit csinál tulajdonképpen egy HR kontroller? Mi az, amivel foglalkoznia kell?

Viccesen szoktam mondani, hogy a HR kontrollernek minden ember egy sor az Excelben, valójában azonban éppen fordítva kell gondolkodni. Amikor egy vállalati döntést előkészítő anyaghoz számolunk: hogy belefér-e még egy plusz jutalom? Tudunk-e emelni a cafeterián? Elindulhat-e egy egészségügyi szűrőprogram? – azt tudni kell, hogy a számok mögött emberek, egzisztenciák, sorsok is vannak. Vagyis, ha hibázunk, akkor rossz döntést idézhetünk elő: valaki eleshet egy juttatástól, béremeléstől vagy éppen az is kiderülhet, hogy nincs elegendő forrás egy új juttatási elem bevezetésére.

A HR kontrolling területe összeér a számvitellel, hiszen főkönyvi számokkal, költséghelyekkel dolgozunk,  azokra tervezünk, ott könyvelődnek le a tény költségeink, de egy költség elhatárolása, céltartalék képzése vagy feloldása is jellemzően HR kontrolleri feladat. Így egy kicsit a számvitelhez, a juttatási elemek adózása kapcsán az adózáshoz is érteni kell, ha nem is olyan mértékben, mint egy könyvelőnek. 

A másik társterület - az én szívem csücske -, a munkajog. Amikor például munkaidőtervezési hatásokat számolunk, akkor azt nem lehet megtenni anélkül, hogy ne lenne szükség munkajogi ismeretekre: hogy az adott helyzetben mennyi a pótlék, milyen pótlékkal kell számolni, hogyan számolom ki egy munkaidőkeret zárását? Ezekre a válaszok a Munka törvénykönyvében vannak lefektetve, effektíve a kalkulációs képlet az ott van. De számtalan példa van arra, amikor egy témakörre modellszámítást kell készíteni, hogy a munkajognak a háttérben kell futnia fejben

Vagyis nagyon komplex feladatról van szó, ahol több területen kell tudni otthonosan mozogni. Ez egyszerre adja a szépségét és a nehézségét. Mindegyik egy kicsit más gondolkodásmódot igényel, amelyek között adott esetben váltogatni kell, ugyanakkor éppen ezért változatos is. 

Mi alapozza meg ezt a szakmát, a hozzá szükséges komplex gondolkodást, milyen kompetenciák szükségesek? 

A legfontosabb a kíváncsiság a HR szakma irányába, a másik pedig az Excelhez való affinitás. Nekem van egy programozói végzettségem is, ami már korábban megerősítette ezt a készséget, a HR iránti érdeklődés, vonzalom adott volt. Ott is mindig az vitt előre, hogy amit megoldottunk manuálisan, azt hogy lehet úgy felképletezni, hogy aztán az excel megcsinálja, hogyan lehet adatbázisokat összekötni stb. Ezek a készségek, ismeretek egymásra épülve alakították ki azt a szemléletmódot, ami számomra a HR kontrollingot jelentik: meglátni a számok mögött az embert és fordítva. 

A HR-nek ez egy sajátos területe, ahol bár nem szabad elfelejteni, hogy emberekkel foglalkozik, ténylegesen a munkavállalókkal nem igazán van kapcsolatban?

Igen, ez így van. Éppen ezért nagyon könnyű belesodródni, abba, hogy hónapokig csak táblázatokkal dolgozva, csak azokhoz kapcsolódva a cégtől, akiknek éppen adatot adok vagy adatot kérnek, elszigetelődik az ember. 

Ez részben azon is múlik, hogy a cég stratégiai partnernek tekinti-e a HR-t vagy sem.  Utóbbi esetben ugyanis a kontroller megcsinálja a kimutatásokat, amiket meg kell, de nem igazán van egyéb ráhatása a történésekre, nem szükséges kapcsolatba lépnie több szervezeti egységgel. Míg az előbbi esetben a trendek észrevétele, az igazi szervezeti mélyfúrás, az okok feltárása valódi hozzáadott értéket jelenthet, itt egyeztetések és kommunikáció is szükségeltetik. Például ha valamilyen területen elkezdenek megszaladni a költségek, és mélyebben utánanézünk az okoknak, hogy milyen döntések, szervezési problémák vezettek ide, akkor valódi üzleti értéket teremtünk, hiszen csak akkor tud egyensúlyban maradni a szervezet, ha a költségeknek megvan a fedezete is, de ezzel már bekapcsolódtunk a szervezet életébe is

Azt gondolom, hogy a kontrollernek azt is szem előtt kell tartania, hogy -bár emberek vannak a sorok mögött-  valójában üzleti érdekek mentén történnek az események. Ez   lehet, hogy keményen hangzik, de felelős foglalkoztató tudja, hogy minden döntés mögött fedezetnek is kell lennie: azt szoktam mondani, hogy senkit nem vesznek fel valahova azért, mert cuki.

Azért növelek létszámot, hogy többet termeljek, és több profitom legyen. Szeretném elismerni a munkát, jutalmazni, de ha nincs rá keret, akkor nem tudom megtenni, hiába akarom. A megtartás mögött is ott van az üzleti logika: – azért tartom meg a dolgozót, mert szükségem van a teljesítményére, és mert a kilépés, a toborzás, a betanulás költséges. Vagyis nem azért tartom meg XY-t, mert jó ember, hanem mert szükség van a munkájára. A többi a történet marketing oldala. De, az nagyon fontos, hogy eze a gondolatok mögött felelősség és nem embertelenség húzódik meg.

Kemény kijelentések ezek. Ebből kiindulva milyen ennek a szakmának a megítélése, az ismertsége? Nem nagyon lehet hallani fiatalokat, hogy azt fogalmaznák meg, hogy én HR kontroller szeretnék lenni?

A szakma még mindig nincs a helyén magyar viszonylatban. Nem is nagyon találsz ilyen álláshirdetéseket, hogy valaki HR kontrollert keres, ami azt üzeni, hogy sok helyen még mindig nem látják benne azt a potenciált, amilyen szerepe lehetne a döntéstámogatásban. Ez egyelőre csak nagyobb cégeknél működik igazán, kisebb helyeken esetleg beépül az általános controllingba. Egyetemen sincs erre külön képzés tudtommal, a HR képzés része, általában egy  vagy két fél évben.  És akkor még nem beszéltünk arról, hogy ezzel szorosan összefüggenének adatvizualizációs képzések, főleg, hogy a data story telling-re egyre nagyobb az igény.

Ha valaki mégis el szeretne indulni ebbe az irányba, mit javasolnál neki, mit tanuljon, miben mélyüljön el, hogy jó HR kontroller legyen? 

Ahogy korábban is mondtam, egy alapvetés, hogy legyen kíváncsi. Rengeteg szakmai cikket olvasok el kompenzációs, adózási, makrogazdasági és munkajogi témákban, mert ezek mind hatással lehetnek HR folyamatokra. 

Teszt jelleggel modellekket kell  kitalálni különböző szcenáriókra, az Excelben nagyon otthon lenni, amit ezek szintén fejlesztenek. A vezetők szeretnek prompt hatásokat látni, így én lehetőség szerint úgy építem fel az elemzéseimet, hogy ami mozgatható, az mozduljon el, kapjunk új eredményeket, sok szempontot. Erre nem lehet programot írni, hogy lehet, hogy ez lesz vagy éppen az, vagy valami teljesen más. 

El kell kezdeni játszani a számokkal, gondolkodni. Ha valaki már dolgozik valahol, akkor elkezdheti kiszámolni, hogy egy adott döntésnek, tevékenységnek milyen költsége lesz, milyen hatás várható. Ha örömet okoz számára az érzés, amikor lefuttatott egy ellenőrzést a számai felett, és minden stimmelt, akkor van jó helyen. A kontrollingban szerintem ez a siker, ha valamit kiszámolsz, és tényleg olyan hatása lesz, az valósul meg, amit vártál. Mint egy jós, csak meggyőzőbb alapokon.

Be kell hozni a felelősség kérdését is, mert hibázni lehet, de a felelősség számottevő. Hiszen jellemzően egy vállalat költségeinek jelentős részét teszi ki a HR, így egyáltalán nem mindegy, hogy aztán a vállalati kontrolling mivel tud tovább számolni, milyen összüzleti hatások keletkeznek. 

Milyen készségek, tulajdonságok jellemeznek egy jó kontrollert? 

Precizitás mindenképpen szükséges, és ahogy már említettem a komplex, rendszerben történő és analitikus gondolkodás. Fontos, hogy ne akarjunk azonnal eredményt, mert az sosem vezet jóra. Egy jó tanács, amit én is kollégáktól kaptam, hogy mindig érdemes átszámolni mindent inkább négyszer, mert ha egy vezető meghallott egyszer egy számot, az beég a tudatába, és utólag már nagyon nehéz rajta változtatni. Bármennyire is nyugisnak tűnik a munkakör, azt tudni kell, hogy nem ritka, hogy rövid határidővel kell dolgozni, ezért, ha nem is állandó jelleggel, de a stressz is jelen van. 

Hogyan telik egy munkanap?

Alapvetően számolással, de ez nem jelent feltétlenül monotonitást. Egyébként egy klasszikus napon beérek az irodába, megnézem az e-mailjeimet, van-e velük dolgom vagy nincs. Ha igen, akkor elkezdek azokhoz adatot gyűjteni, azokkal számolni, ha nincs akkor viszem tovább azokat a rendszeres dolgokat, amelyeket az adott héten vagy hónapban meg kell csinálnom. 

Nyitóképen Gál István