Köszönőlevél interjú után

A legtöbb külföldi online karriermagazinban találhatunk tippeket, mintákat az úgynevezett köszönőlevélre ("thank-you letter"). A nyugati országokban a pályázóknak ildomos az állásinterjút követően egy rövid elektronikus vagy -ritkábban- postai úton elküldött levélben köszönetet mondani az interjúztatóknak, hogy időt szakítottak rájuk. A karrier-tanácsadók szerint a levélben a jelentkezőknek emellett érdemes kifejteniük az adott állásra való alkalmasságuk okait - azt, miért szimpatizálnak a vállalat által ajánlott munkakörrel.

Hazánkban a megkérdezett szakértők mindegyike egyetértett abban, a pályázásnak egyelőre még nem része a köszönőlevél-küldés, bár annak fogadására sincsenek száz százalékosan felkészülve a vállalatok.

Nem küldenek levelet a pályázók

"Kevés jelentkezőnek jut eszébe, hogy köszönőlevelet küldjön a leendő munkáltatónak az állásinterjú után" - mondta el Szatmáriné dr. Balogh Mária karrier-tanácsadó. "Tapasztalataink azt mutatják - tette hozzá Herendi Zsófia, a Trilobita Informatikai Rt. project-koordinátora-, a pályázók általában nem az állásinterjút követően küldenek köszönőlevelet, hanem az interjú eredményéről tájékoztatást adó e-mailre válaszolnak azzal.

A köszönőlevél-küldés minimális hazai alkalmazása több tényezővel magyarázható. Az álláskeresők zöme nem tud erről a lehetőségről, akik pedig tisztában vannak azzal, hogy egy jól megfogalmazott köszönőlevél képes megkülönböztetni őket a többi pályázótól, azok közül sokan elfeledkeznek e levél elküldéséről, vagy nem tudják, milyen tartalommal töltsék meg azt. Emellett sokan félnek attól, hogy a vállalatok tolakodásnak fogják venni a levelet.

Megoszlanak a fogadtatással kapcsolatos vélemények

A fogadtatással kapcsolatos szakértői vélemények megoszlanak. Több megkérdezett HR-es arról számolt be, szimpatikus vonásként értékelné, ha a pályázó köszönőlevelet küldene az állásinterjú után.

"Hasznos lenne a pályázók számára, ha az állásinterjú után köszönőlevelet küldenének a leendő munkáltató részére, hiszen azáltal kiemelkedhetnek a többi jelentkező közül, nevük könnyebben megjegyzésre kerül. Ez egy gesztus, ami pozitív hatással lehet a jelölt megítélésére" - mondta el egy multinacionális cég magyarországi leányvállalatának HR-koordinátora, aki viszont ehhez hozzátette: Bár ha egy 20-25 fős kiválasztás esetén a pályázók mindegyike a levélküldés mellett döntene, az adminisztrációs feladatok növekedése miatt már problémát jelentene számunkra, és gyakorlati szempontból nagyban nehezítené a munkát."

Egyelőre nem tudni, hogyan reagálnának a cégek

Óvatosságra és mérlegelésre intette a pályázókat Bucsai András, a Grafton Recruitment munkaerő-toborzó cég személyzeti tanácsadója. Szerinte a pályázó fontolja meg, mely cég számára küld köszönőlevelet. "Bár tapasztalataim alapján a személyzeti tanácsadó cégek munkatársai szimpatikus vonásként értékelik, ha köszönőlevelet kapnak a jelentkezőktől, a munkáltatók viszont még nem szoktak hozzá az ilyen jellegű-tartalmú levelekhez. Nem tudni, mely vállalat tekintené tolakodásnak azt, és melyik értékelné gesztusként. Egyébként, ha mégis a munkaadónak küld levelet a jelentkező, akkor legalább a tartalmilag legmegfelelőbbet juttassa el számára" - figyelmeztet Bucsai András.

Az ideális levél: frappáns és rövid

De milyen az ideális köszönőlevél? Szatmáriné dr. Balogh Mária, a Convictus-Consult Szervezetfejlesztő és Vezetési Tanácsadó Kft. karrier-tanácsadója szerint a levél akkor jó, ha frappáns, rövid és udvarias ? hiszen a HR-eseknek a legtöbb esetben nincs idejük a hosszú levelek átolvasására.

Három bekezdésből álljon

"Ideális, ha három bekezdésből áll. Az elsőben a pályázónak ajánlott köszönetet mondania a címzetteknek azért, hogy fogadták és időt szakítottak rá, emellett köszönje meg a lehetőséget, hogy meglátogathatta a céget. A második bekezdésben mondja el, miért kíván a cégnél dolgozni, néhány szóban ajánlott kifejtenie, miért felelne meg számára a pozíció, miért szimpatikus számára a munkakörnyezet, és a leendő kollégák az interjú fényében. Ezek után biztosítsa a munkáltatót arról, ha kérdés merül fel benne, bármikor felteheti azt, illetve említse meg, hogy várja az interjú eredményről tájékoztatást adó visszajelzést" - foglalta össze Szatmáriné dr. Balogh Mária.

"A levélben kerüljék a vállalat és önmaguk dicsérését is, hiszen ennek nem a köszönőlevélben, hanem a motivációs levélben van a helye. Fontos, hogy tartalma ömlengéstől mentes legyen, ellenkező esetben ugyanis inkább negatív, semmint pozitív hatással lesz a továbbiakra" - tette hozzá.

Az interjút követő három napban küldjék el

Küldésére az állásinterjút követő első három nap optimális. A később megérkező levelek esetében elképzelhető, hogy a feladóra, vagy a feladóval lezajlott interjúra már nem emlékszik a munkáltató.

Köszönőlevelet abban az esetben egyáltalán nem ajánlott küldeni, ha nem sikerült megszerezni az interjún jelen lévők elérhetőségét. Az e-mailben és a postai úton küldött levelet ugyanis egyaránt névre szólóan szükséges elküldeni, a címzettnek pedig mindig az állásinterjún jelen lévőnek kell lenni. Ellenkező esetben a levél nem teljesíti a funkcióját, vagyis azt, hogy újra a munkáltató eszébe juttassa a jelentkezőt.

Szerezzék meg az elérhetőséget

Az elérhetőség megszerzésének érdekében az állásinterjú elején, a bemutatkozáskor ajánlott megjegyezni, esetleg leírni a résztvevők nevét, és az interjú végén névjegykártyát, illetve e-mailcímet kérni tőlük, például arra hivatkozva, hogy érdeklődni szeretnének az interjú eredményéről. Ha nem sikerül megszerezni az elérhetőséget, postai úton érdemes elküldeni a levelet, hiszen a cég pontos címét - főleg ha a helyszínen volt az állásinterjú - könnyedén megtudhatják, elég hozzá a cégtáblát megnézni, vagy tárcsázni a tudakozót.

Az ideális köszönőlevél

• Három bekezdésből áll:
  
• Az elsőben: köszönet a fogadtatásért és a lehetőségért, hogy meglátogathatta a céget
  
• A másodikban: magyarázat arra, miért kíván a cégnél dolgozni, miért felel meg számára a pozíció, miért szimpatikus számára a munkakörnyezet és a leendő kollégák
  
• a harmadikban: tájékoztatás, hogy bármikor hívhatják, és várja a visszajelzést
  
• Ne legyen ömlengős
  
• Kerüljék önmaguk és a vállalat dicsérését
  
• Küldésére az állásinterjút követő első három nap optimális
  
• Formátuma levélformátum
  
• Névre szólóan küldjék