Szilágyi Katalin
Megjelent: 17 éve

A közigazgatás korszerűsítésének egyik eszköze: a folyamatmenedzsment

A kormányzati reformok következtében a közigazgatási intézményeknek is át kell alakítaniuk, hatékonyabbá kell tenniük működésüket, költségvetésüket. Ma már hazánkban is rendelkezésre állnak azok az elméleti és gyakorlati ismeretek, amelyek segítségével megalapozható ezen intézmények működésének és irányításának korszerűsítése.

Könnyen belátható, hogy a közigazgatás átalakítását nem lehet tovább halasztani, hiszen mindannyian tapasztaljuk, sokszor mennyire bürokratikusan működik a rendszer, nem tudjuk, kihez milyen felelősségi és hatáskör tartozik, hiányoznak a szabályok, vagy éppen túlszabályozottsággal találkozunk. A kormány reformintézkedéseivel egyebek között azt szeretné elérni, hogy a közigazgatás szolgáltatóvá, ügyfélközpontúvá váljon. Egy régóta fennálló rendszert azonban nem könnyű egyik napról a másikra átalakítani, különösen akkor, ha az érintettek bizalmatlanok a változásokkal szemben.

Korszerűsítés folyamat- és projektmenedzsmenttel - be kell vonni az ügyfelet
Az intézmény vezetésével közösen, csoportmunka segítségével célszerű meghatározni a hivatalra vonatkozó küldetést és jövőképet, valamint kialakítani a szervezeti szintű stratégiát - vallja a HyperTeam folyamatmenedzsment tanácsadó cég, amelynek módszerét felsőoktatási intézményeknél és önkormányzatoknál is alkalmazták. Módszertanuk lényege, hogy az ügyféllel közösen oldják meg a problémát, a projektekbe pedig a rendszert bevezető, fogadó és alkalmazó szakembereket is bevonnak - hangzott el az IIR Magyarország által a közelmúltban szervezett workshopon. A HyperTeam a közigazgatási intézmények működésének fejlesztését mindenekelőtt a folyamatok informatikai támogatással megvalósuló szabályozásában, megfelelő projektek indításában látja, a hatékonyság pedig ezek mérésével, riportok, elemzések készítésével, a folyamatokba, projektekbe történő beavatkozással, a stratégia módosításával érhető el.

Érdemes mérni a folyamatokat, projekteket
A szervezeti szintű stratégia alapján lehet meghatározni a stratégiai célkitűzéseket, valamint azok kapcsolatait, ez képezi a stratégia céltérkép alapját - ismertette Solti Árpád, a HyperTeam ügyvezetője. Mint mondta, ezután elkészítik az úgynevezett akcióterv-cél mátrixot, valamint a folyamat-cél mátrixot, majd meghatározzák azokat a folyamatokat, amelyek egy-egy stratégiai célkitűzés megvalósításához közvetlenül járulnak hozzá. A stratégiai célkitűzésekhez mutatószámokat definiálunk, melyeknek későbbi mérése és elemzése jelzi majd, magvalósult-e egy adott stratégiai célkitűzés - fogalmazott az ügyvezető.

Miután elkészült a hivatal felsőszintű folyamattérképe, lebontják osztályonkénti, irodánkénti folyamatokra. Majd a folyamatokhoz is mérőszámokat rendelnek, melyek segítségével azok később mérhetőek és optimalizálhatók lesznek. Miután a tervezés során meghatározták a mutatószámokat, azok jellemzőit, egy kijelölt mérési időszak végére előállíthatók az aktuális értékek, amelyeket elemezve és összehasonlítva a gyakorlatban alkalmazott legjobb gyakorlatokkal, lehetőség van hatékonyabbá tenni, átszervezni, optimalizálni a folyamatokat - fejtette ki Solti Árpád.

Problémák és eredmények
A HyperTeam tapasztalatai alapján a közigazgatásban az ügyfélközpontúság, az eredményorientáltság, a teljesítményértékelés hiánya jelent problémát, a humánerőforrás osztályon dolgozók nehezen tudnak változtatni a megszokott dolgokon, hiányzik a motiváció, sok helyen a munkatársak csak minimális informatikai tudással rendelkeznek. A finanszírozás terén bonyolult a támogatási rendszer, az intézmények a költségvetést deficitesen tervezik, elavult, kevéssé automatizált informatikai rendszerekkel dolgoznak, a belső folyamatok terén bonyolult a törvényi szabályozás, tisztázatlanok a szerepkörök, sok az átfedés egyes munkakörök között, nincs hatékony minőségirányítás, hiányzik a folyamatmérés.

A működésfejlesztés hatására viszont javul a szolgáltatási színvonal, növekszik a produktivitás, elégedettebbek lesznek az ügyfelek, javul a menedzsment kontroll és nő a munkavállalói elkötelezettség is.

Ahol már sikeresen működött a folyamatmenedzsment
A HyperTeam részt vett a 2005-ben elindított a felsőoktatási intézmények minőségkultúra váltásának, valamint működési folyamatok mintaszerű újraszervezésének projektjében, amely tavaly év végén zárult. Ebben kilenc intézmény vett részt és 12 folyamatcsoportot választottak ki. Mint Kóczé Zoltán, a cég tanácsadója elmondta, az utóbbi években a felsőoktatásban látványosan előtérbe került a működéskorszerűsítés, mivel az egyetemek egyre kevesebb állami támogatást kapnak, növelniük kell saját forrásaikat, egyre nagyobb versenyhelyzet kezd kialakulni. A HyperTeam egyebek között azt tapasztalta a felsőoktatási intézményeknél, hogy nem működik jól a karriermenedzsment, az informatikai rendszerek sokszor elavultak, integráltságuk nem megfelelő, az egyetemek eszközgazdálkodása elavult (vagy egyáltalán nincs), több intézmény adóságokkal küszködik, a hatékonysággal pedig egyáltalán nem foglalkoznak - emelte ki Kóczé Zoltán.

Mint mondta: a piaci igényekre érzékeny, hatékonyan működő felsőoktatási intézmény alapfeltételei az innovatív megoldások, folyamatok, technológiák valamint szervezetek. A felsőoktatási intézményeknek érdemes lenne kiszervezésen is gondolkodniuk, egy több száz fős gazdasági adminisztrációs osztály feladatait hatékonyabb működéssel és rendszerekkel ugyanis ennek töredéke is el tudna végezni. A szakember úgy véli, az egyetemek sok üzleti lehetőséget nem használnak ki, ezért sokat segíthetne, ha "sales-es szemléletmódú" munkatársat is alkalmaznának.

A tanácsadó cég a kőbányai önkormányzatnál több folyamatot dolgozott át, amely lehetővé tette az aktuális törvényi szabályozásoknak való teljeskörű megfelelést, illetve megteremtette az elektronikus ügyintézés fokozatos bevezetésének, fejlesztésének lehetőségét. A folyamatokból kiindulva készült el egy követelményspecifikáció, amely a közeljövőben bevezetendő iktató rendszerrel kapcsolatos jogszabályi és funkcionális elvárásokat fogalmazta meg. Sopronban pedig öt önkormányzati tulajdonú cég egybe integrálását valósították meg, így a Holding a munkáját a lemodellezett folyamatok alapján folytathatta, és egy félig folyamat orientált funkcionális szervezet jött létre, amiben a kulcsfolyamatok már pontosan definiáltak.

Szilágyi Katalin
  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Kiábrándítóan lassan növekszik a női vezetők száma - mutatjuk, hogy befolyásolja ezt a rugalmas munkavégzés

Miközben a nők által betöltött felsővezetői pozíciók aránya világszerte 19,4%-ról 33,5%-ra nőtt két évtized alatt, a fejlődés... Teljes cikk

Hogyan építsük a vállalati kultúrát hibrid munkavégzés esetén?

A csapatépítés ösztönzésével, az eredmények jutalmazásával, a kommunikáció támogatásával és a munka-magánélet egyensúlyának... Teljes cikk

Így járulhat hozzá a HR a vállalati sikerhez: a HR-es mint az üzleti stratégiaalkotás résztvevője

A HR szakembereknek részt kell venniük az üzleti stratégiaalkotásban, ennek érdekében érdekében szükséges az üzleti gondolkodás fejlesztése, hogy... Teljes cikk